E-mail, którego nie możesz zignorować

Wielu pracowników wróci z wakacji w lawinie nieprzeczytanych e-maili. A sortowanie tych ważnych od trywialnych może po prostu wyczerpać świąteczną życzliwość – zwłaszcza teraz, gdy według firmy badawczej Gartner trzy czwarte wszystkich przychodzących e-maili biurowych to śmieci.

Pojawiają się jednak nowe rozwiązania do zarządzania skrzynką pocztową, które łączą oprogramowanie i socjologię. Wykraczając poza istniejące środki, takie jak filtry antyspamowe i czarne listy, te nowsze aplikacje nadają priorytet przychodzącej wiadomości e-mail, badając wzorce interakcji międzyludzkich.

Microsoft Research wydał jeden taki program 30 listopada. Darmowe pobieranie nazywa się SNARF, dla Wyszukiwarka sieci społecznościowych i związków . Działa razem z Microsoft Outlook (2002 i nowsze wersje), przegląda historię e-maili i śledzi łańcuchy komunikacji, aby wyłapać nieprzeczytane wiadomości, które uważa za najważniejsze.

SNARF mierzy ważność nadawcy na podstawie dwóch kluczowych czynników: liczby i częstotliwości wysyłanych i odbieranych wiadomości. Następnie program sortuje nieprzeczytane wiadomości e-mail na trzy pola: wiadomości, w których użytkownik jest wymieniony w polach Do lub DW, wiadomości e-mail grupowe i wszystkie wiadomości otrzymane w ciągu ostatniego tygodnia. SNARF wyświetla listę wiadomości od nadawców, a nie wierszy tematów, i umieszcza najważniejszych korespondentów użytkownika na górze.

Danyel Fisher, badacz w grupie Microsoft Community Technologies Group i członek zespołu programistów SNARF, uważa, że ​​skuteczność SNARF leży w jego prostocie. Po prostu liczymy e-maile, mówi Fisher. Niektórzy ludzie mogą nazwać to „martwym mózgiem” algorytmem, ale wiadomości, które komuś wysyłasz, są całkiem dobrym proxy dla tego, jak dobrze znasz ludzi, mówi. Może być bardzo szczegółowy.

Microsoft nie planuje jeszcze włączenia SNARF do komercyjnego programu, takiego jak Outlook, ale Fisher twierdzi, że sieci społecznościowe będą nadal tematem rozwoju produktów firmy. Chociaż jest to tylko oprogramowanie demonstracyjne, mówi nam, że istnieje głód nowych sposobów myślenia o poczcie e-mail, mówi Fisher. Będziemy brać pod uwagę to, co jest ważne i jak ludzie z tego korzystają.

Nic dziwnego, że Microsoft nie jest jedyną firmą, która dostrzega korzyści płynące z dodania inteligencji sieci społecznościowych do aplikacji zwiększających produktywność. LinkedIn to witryna internetowa, która wykorzystuje zasadę sześciu stopni separacji, aby pomóc profesjonalistom w sieci. Oczekuje wydania aktualizacji do swojego Aplikacja paska narzędzi Outlook w styczniu, która będzie traktować priorytetowo e-maile, znajdując osobiste relacje między innymi członkami LinkedIn.

Poczta e-mail jest niezbędnym narzędziem, a ludzie mają problem z zarządzaniem nią, mówi Konstantin Guericke, współzałożyciel LinkedIn, który uważa, że ​​sieć kontaktów, które użytkownicy już nawiązali w ramach usług jego firmy, może również pomóc w uporządkowaniu ich wiadomości. Mamy sieć i chcemy ją wykorzystać, aby mieć zastosowanie w życiu ludzi – nie tylko co dwa lata, gdy szukają nowej pracy – mówi.

Według Guericke pasek narzędzi LinkedIn ulepszy SNARF, uwzględniając szersze kryteria społeczne niż historia e-maili. Uważamy, że potrzebna jest mieszanka domniemanych relacji, mówi, podkreślając znaczenie mniej oczywistych kontaktów, takich jak nowi potencjalni klienci, których historia e-maili nie może odgadnąć.

Guericke zauważył, że nowy pasek narzędzi będzie wykorzystywać witrynę LinkedIn do rozpoznawania wiadomości od nowych nadawców w ramach istniejącej sieci społecznościowej. Wykorzystanie wzorców poczty e-mail jest dobrym źródłem danych, ale potrzebne są również informacje o profilu i relacjach, aby działała na tyle dobrze, aby użytkownicy uznali ją za przydatną, mówi.

Jednak dla niektórych technologów wbudowanie świadomości społecznej w systemy poczty elektronicznej jest przesadą. Kilka istniejących aplikacji już organizuje i priorytetyzuje przychodzące wiadomości e-mail lepiej niż filtry algorytmiczne, mówi Ross Mayfield, dyrektor generalny Tekst społecznościowy , aplikacja sieciowa, która wykorzystuje edytowalne przez społeczność tablice ogłoszeń, zwane wiki, w celu całkowitego zastąpienia wiadomości e-mail w zarządzaniu projektami.

Są chwile, kiedy wracasz z wakacji i masz dwa tysiące wiadomości e-mail, a [SNARF] może zapewnić jeden wymiar do sortowania tych danych, mówi Mayfield. Gdybym jednak doradzał użytkownikom, kazałbym im użyć tego jako filtra ostatniej szansy. Ranking tego, co może być dla ciebie ważniejsze, oparty na przeszłych zachowaniach, może prowadzić tylko do stworzenia innej komory echa.

Chociaż Mayfield wierzy, że oparte na grupach wiki są jednym ze sposobów na ograniczenie e-maili między biurami, uważa on również, że skupienie się na wyszukiwaniu e-maili, a nie na sortowaniu, może pomóc przesiewać nadęte skrzynki odbiorcze, jednocześnie minimalizując czas czytania nieistotnych e-maili. Nie potrzebujesz filtra z góry, jeśli masz silne wyszukiwanie, na którym możesz się oprzeć, mówi, powołując się na zintegrowane możliwości wyszukiwania systemów pocztowych, takich jak Gmail i Yahoo Mail firmy Google.

Oczywiście żaden system do tej pory nie potrafi zidentyfikować i odpowiednio wyróżnić wiadomości z połączeń, które nawiązujesz poza światem elektronicznym – osoby, z którą właśnie wymieniłeś wizytówki, dawno zaginionego kuzyna czy znajomego z nowym kontem e-mail.

Coye Cheshire , profesor w School of Information Management and Systems na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley, który bada wymianę społeczną online, uważa, że ​​narzucanie reguł – nawet tych wywodzących się z poprzednich nawyków – ogranicza komunikację. Prawdopodobnie możemy zrobić dobre założenia na podstawie korzystania z poczty e-mail, ale mamy inne interakcje, z których jeszcze nie korzystają, mówi.

Cheshire wierzy, że tego typu problemy zostaną rozwiązane przez następną generację społecznie świadomych narzędzi, które, jak ma nadzieję, zintegrują inteligencję sieciową z codzienną komunikacją, taką jak rozmowy telefoniczne i wiadomości błyskawiczne. Jak zauważa Cheshire, kiedy widzimy, że coraz więcej rzeczy zmierza w kierunku elektronicznych form komunikacji, a linie telefoniczne przenoszą się na elektroniczne linie szerokopasmowe, stwarza to możliwość większej komunikacji interaktywnej.

ukryć