211service.com
Powstanie wirtualnego biura
Od redakcji: Dzisiaj Wpływ na biznes rozpoczyna nowy raport miesięczny. Przez cały sierpień. zbadamy, w jaki sposób technologia zmienia sposób, czas i miejsce pracy.
Ponowne przemyślenie pracy : Andrew McAfee z MIT’s Sloan School twierdzi, że produktywność pracowników umysłowych będzie nadal rosła dzięki technologiom, które ułatwiają ludziom pracę z dowolnego miejsca.
Idea, że biuro jest specyficznym miejscem, w którym toczy się nasze życie zawodowe, staje się coraz mniej uniwersalne i mniej ważne. W dzisiejszych czasach wielu pracowników wiedzy może pracować w dowolnym miejscu dzięki inteligentnym, liczniejszym urządzeniom mobilnym, szybszemu dostępowi do sieci i rosnącej liczbie narzędzi do współpracy online. Telepraca nie jest już tylko czymś, co firma telekomunikacyjna próbuje Ci sprzedać. Niezależnie od tego, gdzie znajduje się biuro, szersze i lepsze wykorzystanie sieci społecznościowych, analizy danych i inteligentnych technologii, takich jak rozpoznawanie głosu, może radykalnie zwiększyć produktywność — co oznacza, że zarówno w rzeczywistych, jak i wirtualnych biurach może być mniej osób.
Ale podczas gdy fizyczne biuro się zmienia, pewne konotacje słowa biuro nie są. Przychodzą mi do głowy co najmniej dwa — hierarchiczna organizacja i miejsce interakcji międzyludzkich — i nic nie wskazuje na to, by stały się one mniej ważne. Nawet najbardziej postępowe firmy high-tech zachowują wiele organizacyjnych pułapek swoich poprzedników z epoki przemysłowej: pełnoetatowych menedżerów, schematy organizacyjne, opisy stanowisk i tak dalej. A ponieważ ludzie pozostają zwierzętami społecznymi, konwencjonalne miejsca spotkań pozostaną ważne w biznesie. Przestrzenie te — czy to zwykłe biura, biura tymczasowe, czy obiekty konferencyjne — muszą sprzyjać współpracy. Muszą również stać się fizycznie zdrowymi miejscami do spędzania godzin czasu, ponieważ siedzący tryb pracy okazał się poważnym zagrożeniem dla zdrowia.
W miarę jak biuro wykracza poza swoje konwencjonalne granice, należy sprostać kluczowym wyzwaniom, w tym problemom prywatności i bezpieczeństwa, jakie stwarza rozproszona globalna siła robocza składająca się z osób pracujących cyfrowo i korzystających z wielu urządzeń. Nowe narzędzia, takie jak aplikacje biurowe oparte na chmurze, muszą być nie tylko przyjazne dla użytkownika, ale także odporne na ataki i utratę danych. Pracownicy będą potrzebować lepszych narzędzi — w tym ulepszonego oprogramowania do rozpoznawania głosu, technologii organizowania wiadomości e-mail i inteligentnych agentów, które pomagają obsługiwać złożone zadania, które kiedyś były zarezerwowane dla specjalistów — w celu usprawnienia procesów pracy, zrozumienia przytłaczających ilości danych, które ich otaczają. i poprawić produktywność.
Do tej pory wzrost wydajności w biurze związany z rozwiązaniami IT był nieco skromny, przynajmniej w porównaniu z tymi obserwowanymi w przemyśle. W 1989 roku amerykański sektor produkcyjny zatrudniał 18 milionów ludzi; do 2009 roku liczba ta spadła do 11,8 miliona. Ale chociaż siła robocza skurczyła się o 34 procent, wartość dodana przez amerykańskich producentów — to znaczy wartość ich produkcji minus koszt zakupionych surowców — wzrosła o 75 procent, do 1,78 biliona dolarów. Zdecydowanie zaobserwowaliśmy również poprawę produktywności pracowników umysłowych, zwłaszcza od połowy lat 90., ale nie była ona tak duża.
To może się wkrótce zmienić. Weź pod uwagę, że ludzie już rutynowo mają do czynienia z komputerami, a nie z pracownikami biurowymi, kiedy dokonują rezerwacji linii lotniczej, kupują produkty i organizują dostawę lub rozwiązują problem z posiadanym produktem. Jeśli zadanie obejmuje proste i przewidywalne formy komunikacji bez większych niuansów i emocji, komputery poradzą sobie dobrze, pozostawiając ludziom coraz mniejszą liczbę wyjątków od zwykłych procedur lub pytań.
Dalszy postęp w sztucznej inteligencji może jeszcze bardziej zwiększyć produktywność. Rozpoznawanie głosu, synteza mowy i automatyczne tłumaczenie uległy znacznej poprawie. Widzieliśmy, że komputery mogą teraz dokładnie rozumieć i odpowiadać na pytania: superkomputer IBM Watson pokonał ludzkich konkurentów na Niebezpieczeństwo! wcześniej w tym roku. Sceptycy zwrócą uwagę, że futuryści od dziesięcioleci obiecują opartą na sztucznej inteligencji rewolucję w pracy z wiedzą. Ale teraz nawet sceptycy znajdują numery telefonów z pomocą operatorów komputerowych. Przewiduję, że po zsumowaniu wzrostu produktywności wynikającego z tych innowacji, będą one uderzające.
Ponadto oprogramowanie i narzędzia społecznościowe mogą zwiększyć produktywność pozostałych pracowników biurowych. Na przykład przedstawiciel obsługi klienta, który zajmuje się pytaniami technicznymi, może współpracować przez telefon tylko z jednym klientem naraz, ale łatwo jest obsłużyć dwóch lub więcej klientów jednocześnie, jeśli medium jest komunikatorem. Całe branże biurowe mogą stać się znacznie bardziej wydajne; na przykład zawód prawnika może być na wczesnym etapie głębokiej transformacji, zwłaszcza że ceny, które klienci są skłonni zapłacić, spadają. Nowy rodzaj outsourcingu prawnego oferuje znacznie tańsze sposoby realizacji niektórych zadań: na przykład prawnicy kontraktowi i narzędzia cyfrowe skanują dokumenty podczas procesów wykrywania. Inteligentne oprogramowanie będzie tylko lepsze w znajdowaniu skojarzeń w tych dokumentach i wydobywaniu z nich znaczenia.
Jedną z największych przeszkód na drodze do wyższej wydajności biurowej najlepiej wyraził nieżyjący już Lew Platt, były dyrektor generalny Hewlett-Packard: Gdyby tylko HP wiedział, co wie HP, bylibyśmy trzykrotnie bardziej wydajni. Innymi słowy, większość organizacji intensywnie wykorzystujących wiedzę ma marną pracę polegającą na przechwytywaniu istotnych informacji i udostępnianiu ich wszystkim ludziom, którzy mogą z nich skorzystać. Jednak w ciągu ostatnich kilku lat narzędzia cyfrowe, które rozwiązują frustrację Platta, stały się nieadekwatne do narzędzi przemysłowych. Narzędzia te obejmują blogi i mikroblogi, oprogramowanie sieci społecznościowych oraz narzędzia w stylu wiki, które umożliwiają współpracę bez ścisłego jej ograniczania. Dają jednostkom głos, umożliwiają łatwe i spontaniczne formowanie się grup i społeczności oraz pomagają w gromadzeniu i rozpowszechnianiu wiedzy. Będą one w najbliższych latach główną siłą kształtującą pracę biurową.
Aby tak się stało, urządzenia i dane muszą być jednak bezpieczne. Rosnąca popularność tabletów i smartfonów stanowi miecz obosieczny. Ludzie często chwytają te urządzenia z samego rana i większość ich życia — w tym praca — kręci się wokół nich. Oznacza to, że pracownik może wykonać pracę w dowolnym miejscu, ale drugą stroną jest to, że dane firmy trafiają wszędzie tam, gdzie pracownik się znajduje, a firma nie może łatwo nad nimi kontrolować. Menedżer chce mieć możliwość zablokowania dostępu do urządzeń mobilnych w przypadku zwolnienia, aby nie można było niczego ukraść. A dyrektor ds. informacji nie chce, abyś pobierał złośliwe oprogramowanie. W przypadku niektórych firm model iPada rozwiązuje ten drugi problem: żadna aplikacja nie może działać, chyba że Apple ją przejrzy i pobłogosławi. Purystom wolności internetowej może się to nie podobać, ale CIO tak; chcą spać spokojnie w nocy. Jednak w niedalekiej przyszłości główne platformy mobilne prawdopodobnie wprowadzą kilka interesujących rozwiązań, które zachowują zalety przetwarzania mobilnego i społecznościowego, jednocześnie nakładając pewne ograniczenia dostępu i bezpieczeństwa, które ograniczają ryzyko dla danych firmowych. A kiedy kwestie bezpieczeństwa zostaną rozwiązane, możemy w końcu osiągnąć pełny potencjał rozproszonej siły roboczej.
Nawet gdy technologie się rozmnażają, a ich problemy są przezwyciężane, biura — bez względu na to, jak wirtualne — pozostają zbiorami ludzi. W swojej pracy zauważyłem pozytywne sprzężenie zwrotne między tym, co robimy, gdy spotykamy się twarzą w twarz, a sposobami cyfrowego wzmacniania tych relacji za pomocą nowych narzędzi. I ważne jest, aby pamiętać, że nawet w świecie freelancerów i wykonawców pracujących w niepełnym wymiarze godzin firmy wciąż desperacko chcą zatrudniać dobrych ludzi i ich zatrzymać. To się nie zmieni w najbliższym czasie, bez względu na to, ile otrzymamy odlotowych narzędzi cyfrowych. W biurze przyszłości może być mniej osób, ale ci, którzy tam są, będą liczyć się bardziej niż kiedykolwiek.
Andrew P. McAfee jest głównym naukowcem w Center for Digital Business w Sloan School of Management w MIT i autorem Enterprise 2.0: Nowe narzędzia współpracy dla najtrudniejszych wyzwań Twojej organizacji .