Przewodnik CEO dotyczący bezpiecznego ponownego otwarcia miejsca pracy

Robot opracowany przez SK Telecom w Korei Południowej monitoruje temperaturę ciała ludzi i to, czy noszą maski. Chung Sung-Jun/Getty Images

Być może największą konsekwencją ponownego otwarcia gospodarek krajowych jest to, że odpowiedzialność, a tym samym odpowiedzialność za radzenie sobie z pandemią COVID-19, przeniesie się z sektora publicznego na sektor prywatny. Dyrektorzy generalni i właściciele małych firm z listy Fortune 500 wkrótce będą podejmować decyzje, które będą miały wpływ na zdrowie nie tylko ich firmy, ale także jej ludzi (pracowników, kontrahentów, klientów, dostawców), co z kolei wpływa na zdrowie ich rodzin, przyjaciół i sąsiadów . Przy tak dużej stawce, jak liderzy biznesu powinni planować działanie w fazie ożywienia po pozostaniu w domu?

Oto prosty, ale potężny framework do tworzenia planu.

Obecny kryzys jest spowodowany problemem zdrowotnym: nie mamy jeszcze leczenia ani szczepionki na nowy koronawirus. Menedżerowie mają nad tym niewielką kontrolę. Ale dopóki problem zdrowotny nie zostanie rozwiązany, miejsca pracy będą okazją dla zarażonych ludzi do zarażania innych. Stwarza to problem zarządzania wymagający rozwiązań zarządczych, a menedżerowie mają nad nimi kontrolę.

Problem w zarządzaniu jest spowodowany luką informacyjną… Gdybyśmy mieli te informacje, nie byłoby kryzysu gospodarczego.

Problem z zarządzaniem polega na tym, czy i jak ponownie otworzyć firmy, biorąc pod uwagę, że rozprzestrzenianie się wirusa w miejscu pracy pozostaje realnym zagrożeniem. Problem w zarządzaniu jest spowodowany luką informacyjną: nie wiemy, kto ma wirusa (zakaźny), kto go miał (odporny), a kto nigdy go nie miał (podatny). Gdybyśmy mieli te informacje, nie byłoby kryzysu gospodarczego. Po prostu wymagalibyśmy od ludzi zakaźnych poddania się kwarantannie, podczas gdy zdecydowana większość zdrowych osób prowadziłaby normalne życie. Innymi słowy, brak tych informacji kosztuje nas, według jednego szacunku, 375 miliardów dolarów miesięcznie na całym świecie . Wobec braku tych informacji rozpoczęcie ożywienia gospodarczego wymaga od nas rozwiązania problemu zarządzania.

Istnieją dwa rodzaje rozwiązań tego problemu. Pierwszy, rozwiązania oparte na informacjach obejmują przewidywanie, kto jest zakaźny, a kto jest odporny, a następnie wykorzystanie tych informacji do podjęcia decyzji, kto może wejść do pracy. Po drugie — ponieważ te przewidywania będą nieuchronnie niedoskonałe — są zawsze gotowe rozwiązania : technologie i procesy, które ograniczają rozprzestrzenianie się wirusa, gdy dostaną się osoby zakaźne. Blokada jest najbardziej ekstremalnym, zawsze aktywnym rozwiązaniem; ponowne otwarcie wymaga bardziej zniuansowanych.

Rozwiązania oparte na informacjach

Istnieje wiele sposobów zbierania informacji o tym, kto może być zakaźny. Najwyraźniej ludzie mogą być testowani pod kątem nowego koronawirusa (np. za pomocą wymazów z nosogardzieli). Te testy mogą: czasami dość zawodne , nie zawsze są one łatwo dostępne, a uzyskanie wyników może zająć kilka dni. Jednak z biegiem czasu ta sytuacja powinna się poprawić. Przewidujemy, że w końcu organizacje będą przeprowadzać szeroko zakrojone, częste testy pracowników.

Inną formą zbierania informacji jest monitorowanie objawów, zwłaszcza łagodnych, których pacjent może nawet nie zauważyć. W niektórych krajach ludzie mają już sprawdzoną temperaturę przed wejściem do biura, restauracji, samolotu lub metra. Jest to przydatne, ale niedoskonałe: niektóre osoby z gorączką nie będą miały koronawirusa, podczas gdy inne bez gorączki mogą mimo wszystko zostać zarażone. Połączenie kontroli temperatury z innymi informacjami diagnostycznymi, takimi jak zdjęcia rentgenowskie klatki piersiowej w szpitalu i poziomy tlenu we krwi, może zwiększyć dokładność. Te formy zbierania informacji mogą być mniej dokładne niż bezpośrednie testy na wirusa, ale mogą być tańsze, szybsze i łatwiejsze do wdrożenia przez pracodawców regularnie i na dużą skalę.

Istnieją również sposoby monitorowania różnych części miejsca pracy pod kątem oznak epidemii, nawet jeśli nie wiesz, kto jest zarażony. Czujniki są opracowywane który mógłby wykryć koronawirusa w powietrzu. Inne testy mogą zebrać jego ślady w ściekach . Narzędzia uczenia maszynowego mogą łączyć te informacje z informacjami z innych czujników, aby przewidzieć prawdopodobieństwo zakażenia kogoś w budynku lub okolicy i zamówić indywidualne testy dla wszystkich osób. W naszej książce Maszyny prognozujące , opisaliśmy, jak postępy w sztucznej inteligencji umożliwiają coraz bardziej złożone prognozy z wielu różnych źródeł danych, takich jak te.

Problem w tym, że rozwiązania oparte na informacjach są probabilistyczne, a niektóre błędy są nieuniknione. Dobrym przykładem jest oszustwo związane z kartami kredytowymi. Załóżmy, że bank otrzymuje ostrzeżenie, że transakcja kartą kredytową jest 1% prawdopodobna jako oszukańcza. Czy bank powinien odrzucić transakcję, czy zezwolić na jej kontynuację? Jak to powinno zależeć od rentowności klienta dla banku?

Tak samo jest z koronawirusem: czy Twoja firma powinna nadal działać, jeśli istnieje 1% szansy, że zarażona osoba przedostanie się przez drzwi? A co z szansą 5% lub 0,1%? Odpowiedź zależy od korzyści w stosunku do kosztów — od znaczenia otwarcia fizycznego miejsca pracy w porównaniu z ryzykiem infekcji. Właśnie dlatego supermarkety, apteki i inne kluczowe przedsiębiorstwa pozostały otwarte przez cały kryzys, praktycznie bez rozwiązania opartego na informacjach: ponieważ korzyści z pozostawania otwartymi są tak oczywiście duże. Z drugiej strony wiele firm świadczących profesjonalne usługi może całkiem dobrze funkcjonować zdalnie, więc ich fizyczne miejsca pracy pozostają zamknięte.

Nawet jeśli nie możesz zredukować do zera prawdopodobieństwa, że ​​wirus dostanie się do miejsca pracy, możesz ograniczyć jego wpływ, jeśli się tam pojawi. Wprowadź zawsze aktywne rozwiązania.

Zawsze aktywne rozwiązania

Dopóki rozwiązania do zarządzania informacjami, które omówiliśmy powyżej, nie wzrosną, zawsze aktywne rozwiązania będą podstawowym podejściem stosowanym przez menedżerów do ponownego otwierania swoich firm.

Wszelkiego rodzaju decyzje, które wcześniej były podejmowane na podstawie produktywności i wydajności, teraz muszą również uwzględniać możliwość infekcji. W branży restauracyjnej przepływ ludzi do i z kuchni jest obecnie problemem zarządzania ryzykiem infekcji. W handlu detalicznym modą decyzje o tym, czy otworzyć przebieralnie, czy pozwolić klientom na przymierzanie rzeczy, stanowią obecnie problem z zarządzaniem ryzykiem infekcji. Przejście z dokumentów fizycznych na cyfrowe zmniejsza teraz ryzyko infekcji, a także zwiększa wydajność i marnuje mniej papieru. Ryzyko przeniesienia wirusa poprzez wymianę gotówki zwiększa względne korzyści płynące z cyfrowych systemów płatności.

Do tej pory widzieliśmy dwa szerokie rodzaje zawsze włączonych rozwiązań. Pierwszy rodzaj nie zmienia liczby ani charakteru interakcji, ale ma na celu zmniejszenie ryzyka tych interakcji. Do tej kategorii należą maski, stanowiska do dezynfekcji rąk i ekrany z pleksi w recepcjach i kasach sklepowych.

Drugi rodzaj to rozwiązania, które mają na celu zmniejszenie interakcji między ludźmi. Obejmują one przeprojektowane przestrzenie fizyczne (w celu zminimalizowania interakcji lub powierzchni wymagających dużego kontaktu), przeprojektowane przepływy pracy (aby umożliwić wykonywanie pracy równolegle lub sekwencyjnie, a nie wspólnie) oraz przeprojektowane procesy zarządzania ludźmi (w celu zminimalizowania interakcji między grupami lub zespołami). Do tej kategorii należą również redukcje zdolności produkcyjnych — czy to pracowników (poprzez zwolnienia i urlopy) czy klientów (poprzez limity obłożenia).

Zawsze aktywne rozwiązania nakładają na biznes dodatkowe koszty. Istnieją bezpośrednie koszty na takie rzeczy, jak sprzęt ochronny i częstsze czyszczenie. Jeśli rozwiązanie typu „zawsze włączone” wiąże się ze zmniejszoną wydajnością, zyski spadną. Wreszcie, przeprojektowane przestrzenie, przepływy pracy i procesy mogą prowadzić do niższej produktywności, większej nieefektywności lub niezadowolenia pracowników. Oczywiście pewne zmiany mogą zwiększyć produktywność. Niektóre firmy, zwłaszcza te w zatłoczonych miastach, takich jak Nowy Jork, twierdzą, że praca z domu zwiększyła ich produktywność, głównie dlatego, że eliminuje długie dojazdy do pracy.

W kolejnej fazie ożywienia Covid-19 wielu prezesów dużych przedsiębiorstw zacznie zachowywać się jak prezydenci i premierzy.

Różne rodzaje firm w różny sposób poddają się ciągłym rozwiązaniom. W centrach ogrodniczych łatwiej jest zachować dystans społeczny niż w salonach fryzjerskich. Niektóre firmy decydują się nie otwierać, nawet jeśli mają na to pozwolenie: wiele restauracji zdecydowało się na zamknięcie swoich usług gastronomicznych, ponieważ z powodu dystansu społecznego nie mogą jednocześnie przyjąć wystarczającej liczby klientów, aby zrekompensować koszty sprzątania i czekać personel.

Twoje wybory

Jako menedżer odpowiadasz za tworzenie rozwiązań opartych na informacjach i zawsze dostępnych dla Twojej organizacji. Musisz zdecydować, ile informacji chcesz zebrać na temat tego, kto jest zakaźny i odporny; jak zbierać te informacje i jak często; i jak postępować w oparciu o to, jak duże ryzyko jest w stanie ponieść Twoja organizacja. Musisz także zdecydować, w jaki sposób powinny zmienić się Twoje codzienne procesy, aby ograniczyć rozprzestrzenianie się choroby w przypadku pojawienia się w Twoim miejscu pracy osoby zarażonej, i zastanowić się, jak te zmiany wpłyną zarówno na bezpieczeństwo, jak i wydajność. Nie ma sensu sprowadzać pracowników z powrotem do biura, jeśli stale aktywne rozwiązania uniemożliwiają im wykonywanie pracy lepiej niż w domu.

Razem te decyzje określą, czy Twoja firma może przetrwać i prosperować, podczas gdy my czekamy na leczenie lub szczepionkę. Decyzje te wymagają obliczonych kompromisów, zrozumienia ryzyka i chęci do innowacji.

W kolejnej fazie ożywienia Covid-19 wielu prezesów dużych przedsiębiorstw zacznie zachowywać się jak prezydenci i premierzy. Zgłoszą liczbę infekcji i zgonów, wyjaśnią strategie utrzymywania płaskich krzywych, zdecydują, jak szybko złagodzić środki izolacyjne i przejdą w tryb zarządzania kryzysowego, gdy wybuchnie epidemia. Niektórzy będą bardziej jak Stany Zjednoczone, inni bardziej jak Szwecja. Wyjątkowi, czyli tym, którzy wybierają nietypowe strategie lub doświadczają więcej infekcji niż ich rówieśnicy, zostaną przeanalizowane. Ich wyzwaniem jest to, że każda decyzja wiąże się z kompromisem między krótkoterminowym zyskiem a bezpieczeństwem, a zatem wiąże się z pewnym ryzykiem. Jeśli dojdzie do tragedii, jak to prawdopodobnie dla niektórych, to głównym pytaniem nie będzie, kto jest winien, ale czy ryzyko, które podjęli było rozsądne.

Autorzy są architektami Creative Destruction Lab (CDL), organizacji non-profit, której misją jest przyspieszenie komercjalizacji nauki na rzecz poprawy ludzkości. Ich nowo uruchomiony program CDL Recovery wspiera przedsiębiorcze przedsięwzięcia rozwijające oparte na informacjach rozwiązania kryzysu związanego z COVID-19. Joshua Gans jest autorem Ekonomia w epoce Covid-19 (Prasa MIT, 2020) .

ukryć