Przynieś własne urządzenie

Kiedy dyrektorzy Colgate-Palmolive spotkali się w zeszłym roku, aby zastanowić się, w jaki sposób 205-letnia firma zajmująca się artykułami gospodarstwa domowego mogłaby głębiej przenieść się w erę cyfrową, usłyszeli od pracowników ze smartfonami.

Czy zezwalasz pracownikom na używanie urządzeń osobistych w pracy?
Źródło: Grupa Aberdeen

Ludzie pytali: „Dlaczego nie mogę dostać mojego [pracowego] e-maila na własny telefon?”, wspomina Linda Van de Wiele, dyrektor ds. współpracy w organizacji Global Information Technology Colgate.

Do niedawna wiele firm postrzegało telefony komórkowe pracowników nie tyle jako wzmacniacze produktywności, co jako katastrofy bezpieczeństwa, które mogą się wydarzyć. Pracownicy mogą odwiedzać niebezpieczne strony internetowe, zgubić telefony pełne tajemnic korporacyjnych lub przekazywać firmową pocztę e-mail na konta osobiste.

Jednak przy 468 milionach smartfonów i 70 milionach tabletów, które mają się sprzedać tylko w tym roku, według badacza rynku Gartnera, firmy nie mogą dłużej pozwolić sobie na ignorowanie fali urządzeń konsumenckich, których pracownicy już używają do wykonywania pracy. Rzeczywiście, według ankiety przeprowadzonej wśród pracowników biurowych, około 37 procent już używa technologii konsumenckich do pracy bez zgody firmy.

Miałeś powszechny bunt w świecie korporacji, mówi Kevin Cavanaugh, wiceprezes ds. biznesu i technologii w IBM Collaboration Solutions, oddziale w grupie oprogramowania IBM.

Gwałtowny rozwój smartfonów sprawia, że ​​niektóre duże firmy starają się nadążyć. Na przykład do początku tego roku Colgate zezwalał tylko około 1000 menedżerom wyższego szczebla z firmowymi telefonami BlackBerry na dostęp do firmowych serwerów poczty e-mail ze swoich telefonów. Liczba ta stanowiła zaledwie 4 procent globalnej siły roboczej Colgate, która liczy 26 000 osób. Dla porównania, według: majowa ankieta przez comScore.

Colgate uznał, że mobilność jest falą przyszłości, mówi Van de Wiele, i że przywiązywanie ludzi do komputera stało się nie do utrzymania. Wyzwanie polegało na zastąpieniu przestarzałego systemu, w którym pracownicy dźwigali laptopy i używali nieporęcznej sieci prywatnej do czytania poczty elektronicznej. Colgate musiał umożliwić tym pracownikom korzystanie z telefonów osobistych w celu uzyskania dostępu do kluczowych aplikacji, takich jak poczta e-mail i kalendarze, ale bez ponoszenia dodatkowych kosztów pomocy technicznej.

Dlatego w marcu tego roku Colgate uruchomił program znany jako Bring Your Own Device (BYOD). Samoobsługowy serwis WWW umożliwia pracownikom zarejestrowanie osobistego telefonu lub tabletu i pobranie aplikacji IBM o nazwie Traveler, która zapewnia dostęp do firmowego oprogramowania poczty e-mail i kalendarza. (IBM oferuje program za darmo klientom, takim jak Colgate, którzy już licencjonują swoje oprogramowanie Lotus Notes.) Colgate twierdzi, że 400 osób zarejestrowało się pierwszego dnia, a 2500 osób ma teraz dostęp do służbowej poczty e-mail za pomocą programu IBM.

Colgate oczekuje, że dzięki BYOD zaoszczędzi pieniądze. Nie tylko więcej pracowników będzie wykonywać pracę biurową w podróży, ale będą to robić na urządzeniach, za które Colgate nie będzie musiał płacić. Van de Wiele mówi, że dla 524 pracowników, którzy zarejestrowali się, aby korzystać z osobistych BlackBerry, Colgate oszczędza 1 milion dolarów rocznie na opłatach licencyjnych, które musiałby zapłacić producentowi BlackBerry Research in Motion, gdyby urządzenia były własnością korporacji.

Rejestrując się, pracownicy tracą kontrolę nad swoimi telefonami, ponieważ Colgate może używać oprogramowania IBM do zdalnego usuwania danych firmowych (przy jednoczesnym pozostawieniu nienaruszonych plików osobistych, takich jak zdjęcia i muzyka). Jeśli więc urządzenie zostanie zgubione lub skradzione albo pracownik odejdzie, Colgate może upewnić się, że informacje służbowe nie są zagrożone. Colgate twierdzi, że nie ma jeszcze wystarczających informacji, aby stwierdzić, czy jacyś pracownicy mają obawy dotyczące prywatności.

Po udanym uruchomieniu swojej strony internetowej BYOD, Colgate planuje teraz wyjść z programu poza pocztę e-mail. Firma pilotuje wersję oprogramowania IBM Connections na telefony osobiste, rodzaj korporacyjnego serwisu Facebook-meets-Twitter, służącego do wysyłania aktualizacji statusu i udostępniania plików. Na desce kreślarskiej: wewnętrzny sklep z aplikacjami, który umożliwia pracownikom dodawanie innych aplikacji od SAP, głównego dostawcy oprogramowania biznesowego Colgate.

Analitycy przewidują, że w ciągu trzech lat prawie wszystkie firmy będą wspierać jakieś programy BYOD. Już teraz około 72 procent firm ankietowanych przez Aberdeen Group twierdzi, że pozwalają pracownikom używać do pracy własnych smartfonów lub tabletów, cztery razy więcej niż pod koniec 2008 roku. Ale nadążając za szybkim tempem innowacji w konsumenckiej technologii mobilnej pozostaje wyzwaniem. Przedsiębiorstwa działają tak szybko, jak mogą, ale wciąż pozostają w tyle, mówi Andrew Borg, analityk mobilny Aberdeen Group. Można się założyć, że Colgates na całym świecie będą musiały działać przez wiele lat.

ukryć