Stan Green Mountain staje się bardziej zielony

Biura prawdopodobnie nigdy nie zostaną całkowicie pozbawione papieru, pomimo długoletnia przepowiednia technologiczna w przeciwieństwie. Jednak nadal możliwe są gwałtowne ograniczenia zużycia papieru, co stara się udowodnić jedna z agencji stanowych w stanie Vermont.

Vermont Departament Informacji i Innowacji (DII) zajmuje się zamówieniami IT dla stanu, a wiele z tych prac jest intensywnie papierowych. Agencja zawiera umowy z zewnętrznymi dostawcami, takimi jak dostawcy oprogramowania antywirusowego lub sprzedawcy sprzętu, w celu utrzymania infrastruktury technologicznej rządu stanowego. Dana umowa obsługiwana przez DII może wymagać obejrzenia i zatwierdzenia przez kilka osób, zanim będzie mogła zostać zaakceptowana, a każdy krok nadal wymaga ręcznego wydrukowania i podpisania. DII może obsłużyć 80 takich kontraktów w ciągu miesiąca.

Mniej więcej rok temu urzędnicy agencji zaczęli starać się, aby proces był wydajniejszy i mniej kosztowny, polegając w większym stopniu na narzędziach internetowych. DII stał się beta testerem oprogramowania od IBM oraz Silanis który pozwala pracownikom agencji podpisać dokument cyfrowo, dołączając trochę danych, które weryfikują i rejestrują tożsamość osoby podpisującej elektronicznie, bez potrzeby unikalnego pisma odręcznego. Następnie system automatycznie powiadamia następną osobę w kolejce, że nadeszła jego kolej, aby ją przejrzeć. Nie ma potrzeby przekazywać fizycznego dokumentu, zbierając podpisy. Przepływ umów przez organizację nie jest już ograniczany przez szybkość chodzenia pracowników.

Podobne środki w każdej organizacji mogą przynieść oszczędności, które szybko się sumują. Ken Bisconti, szef działu Enterprise Content Management w IBM, mówi, że kiedy firmy przestaną drukować wiadomości e-mail i inne dokumenty, które narodziły się w postaci cyfrowej, mogą zmniejszyć zużycie papieru o 80 do 90 procent. François Ragnet, menedżer programu w Xerox Research Center, który koncentruje się na technologii dokumentów, przewiduje przyszłość, w której o wiele więcej dokumentów będzie przechowywanych online i automatycznie aktualizowanych, dzięki czemu papier jest potrzebny tylko w ograniczonych okolicznościach.

Na razie jednak papier można zminimalizować tylko do pewnego momentu, mówi Kris Rowley , dyrektor ds. bezpieczeństwa informacji w DII. Ostateczne wersje umów nadal muszą być wydrukowane i fizycznie złożone. I nie każdy departament w rządzie stanowym chce lub może używać podpisów elektronicznych. Papier w biurze nigdy nie zniknie” – mówi Rowley. Nie jest też pewna, ile pieniędzy zaoszczędzi ten wysiłek. Mimo to ma nadzieję, że DII może przyczynić się do zmniejszenia przewidywanej 153 milionów dolarów luki w budżecie państwa. Vermont zawsze był o zielonym, mówi, i marnuje się strasznie dużo papieru – nie ma na to potrzeby, zwłaszcza w przypadku technologii, która to idzie.

ukryć