Zdigitalizowany człowiek organizacji Davida Allena

David Allen jest autorem bestsellera Robienie rzeczy: sztuka bezstresowej produktywności i jeden z czołowych krajowych guru osobistego zarządzania czasem. Jego system zarządzania czasem kładzie nacisk na natychmiastowe działanie na przychodzących informacjach – albo poprzez zakończenie działania, jeśli można to zrobić w ciągu kilku minut, delegowanie go, albo przechowywanie go w określonych folderach zadań i kontynuacji przez określony czas na bok dla większych zadań. (Rzeczywiście, Allen ma kilku uczniów w Technology Review.)

Kiedy spotkaliśmy się z Allenem w tym tygodniu, zapytaliśmy go, co myśli o najnowszych narzędziach technologicznych do śledzenia zadań i zobowiązań, takich jak Kalendarz Google, który został uruchomiony w zeszłym tygodniu (patrz Google Time Keeper ).

Przegląd technologii: Komputery i Internet pozwalają nam robić więcej rzeczy, ale czy naprawdę mogą nam pomóc zrobić więcej rzeczy? Jak technologia wpisuje się w dobry system zarządzania czasem?

David Allen: Przede wszystkim nie zarządzasz czasem. Czas to czas i nie można nim zarządzać. To, czym zarządzasz, to zobowiązania. Kalendarz pozwoli Ci zarządzać maksymalnie trzema lub czterema procentami tego, co masz do zrobienia. To, czego naprawdę potrzebujesz, to sposób na śledzenie swoich zobowiązań. Wtedy zaczynasz dostrzegać ogrom podjętych zobowiązań i możesz je przejrzeć.

Zdecydowana większość gadżetów nie robi nic poza przyspieszeniem tego, jak kroisz i kroisz te informacje. Nie ma różnicy między posiadaniem kalendarza w kieszeni a posiadaniem go w Internecie. Mam Palmę i nawet bym jej nie użył, gdyby nie miał funkcji „na pierwszy rzut oka”, co jest jedynym powodem, dla którego Palm jest trochę lepszy niż wiele innych gadżetów do obsługi informacji cyfrowych. Ale ma to samo wady: poza zasięgiem wzroku, z umysłu.

Często musisz spojrzeć na listę połączeń, które musisz wykonać, gdy jesteś przy telefonie i kiedy masz trochę czasu. Jeśli komputer czyni te informacje bardziej wszechobecnymi i łatwiej dostępnymi, to do tego stopnia pomaga.

Ale komputer może również dawać złudzenie, że jesteś zorganizowany – kiedy tak naprawdę wszystko, co robisz, to śledzenie symboli zastępczych. W świecie geeków wiele osób kocha moje rzeczy, ponieważ doładowuje to, co możesz zrobić. Ale jeśli jesteś przepracowany, będziesz tak samo zmęczony, jeśli korzystasz z kalendarza elektronicznego lub internetowego, jakbyś używał kalendarza papierowego.

TR: Jak śledzisz własne zobowiązania?

DAJE: Szczerze, wszystko czego potrzebuję to listy. Jedna z tych list to kalendarz, a inne to listy rzeczy, które zawierają potencjalne opcje, rzeczy, które mogę wskazać sobie w zależności od tego, gdzie jestem, na przykład @work, @home itp. Nie potrzebuję niczego ale te osiem lub dziewięć płaskich list. Wszystko, co zarządza listami, działa dobrze. W taki właśnie sposób wykorzystałem planer papierowy. Po prostu trochę łatwiej jest nosić palmę. Ale łatwiej mi było przejrzeć planer niż palmtopa.

TR: A co ze smartfonami, takimi jak Palm’s Treo, z kalendarzami, e-mailami i tak dalej? Umożliwiają prowadzenie list rzeczy do zrobienia i wykonywanie połączeń z tego samego urządzenia.

DAJE: Mój telefon Sony-Ericsson jest o wiele fajniejszy, gdy mam go w kieszeni niż Treo, które wielu ludzi lubi, ale PDA to niezgrabne małe rzeczy. Wolałbym mieszać i dopasowywać mój Palm i telefon niż rozbijać je razem. Jeśli jeden upadnie, chcę, żeby drugi zadziałał. A niewielka obudowa telefonu to plus. Właśnie wyszedłem na spacer po Bostonie. Wkładam komórkę do kieszeni. Nie chciałem zabrać Palmy. Gdybym miał Treo, musiałbym zabrać je ze sobą, a potem miałbym tę wielką, niezgrabną rzecz w kieszeni.

Ponadto wiele urządzeń PDA staje się jak małe komputery, w których musisz przejść przez dwa lub trzy kliknięcia, aby znaleźć swoje listy. Jeśli próbujesz zmapować 43 różne kategorie w Outlooku na urządzeniu z systemem Windows Mobile, ale chcesz tylko wykonać szybkie połączenie, w ilu miejscach musisz szukać? Rozumiem, że jeśli jesteś naprawdę geekiem, to staje się to nawykiem – wtedy przełamałeś swój nieświadomy opór. I wiele z tych rzeczy działa na naszych wewnętrznych geeków, kiedy jesteśmy w domu w sobotę, wygłupiając się z gadżetami. Ale kiedy jesteś w ferworze rzeczywistości, kiedy dochodzisz do siebie po grypie i czujesz się jak gówno, lepiej, żeby było to naprawdę proste i naprawdę dostępne.

TR: Jak wyglądałby dla Ciebie naprawdę użyteczny rodzaj technologii osobistego organizatora?

DAJE: Moglibyśmy wbudować jakąś dość sprytną inteligencję, podobnie jak Mitch Kapor [założyciel Lotus] pierwotnie zrobił z Agenda. [Agenda był opartym na systemie DOS programem do zarządzania informacjami osobistymi, sprzedawanym przez firmę Lotus pod koniec lat 80. i na początku lat 90.; umożliwiał swobodne wprowadzanie i kategoryzację małych elementów do bazy danych i jest nadal używany przez wielu jego wielbicieli. -Wyd. ] Gdybym był w stanie po prostu zanotować rachunek za połączenia na ekranie PDA i natychmiast pojawił się on na mojej liście połączeń, a tam jest, gdy jestem na lotnisku i mam czas na wykonanie kilku połączeń, to załatwi sprawę o wiele wygodniejsze.

Kiedy nadejdzie dzień, w którym siedzę i rozmawiam z tobą, zdaję sobie sprawę, że potrzebuję baterii do aparatu, i po prostu mówię to do mojego palmtopa, a kiedy wychodzę na posyłki, jest już na mojej liście – jeśli jest szybki, kuloodporny i bezproblemowy oraz pokazuje dane, które chcesz zobaczyć w dowolnym kontekście, w którym się znajdujesz – wtedy komputery staną się ostatecznie użytecznymi narzędziami, ponieważ dostarczą nam potrzebne nam dane szybciej i szybciej.

Tablety PC [laptopy z interfejsami opartymi na piórach] są coraz bliżej. Ludzie z mojego zespołu technologicznego i inne osoby, które znam, są maniakami tabletów i ich kochają. Lubią dotyk i dotyk papieru, ale tablet to potężny sposób na jego digitalizację. To trochę zabawne. Gdy komputer stanie się naprawdę dobry, mocny i szybki, zacznie dopasowywać się do papieru.

Ale jeśli zaszedłeś wystarczająco daleko w GTD [ Robienie rzeczy ]. Gdybym miał miliard dolarów, zaprojektowałbym coś, co robiłoby dostosowany tygodniowy przegląd. To wywołałoby właściwe pytania i skłoniłoby mnie do zastanowienia się nad wynikami. Na przykład powiedziałby: jedziesz do Nowego Jorku. Czy chcesz, żebym kupiła bilety do teatru, tak jak ostatnio, kiedy tam byłeś? Jest wiele fajnych rzeczy, które można wbudować w prawdziwego osobistego menedżera.

WR: Ostatecznym celem załatwiania spraw jest pomaganie ludziom, by mieli, jak mówisz, umysł jak woda – aby mogli faktycznie przenieść rzeczy na swoje listy i mieć trochę przestojów, gdy ich głowy nie są wypełnione wszystkimi rzeczami, które mają do zrobienia. Czy technologia przybliża nas do tego rodzaju niedziałania?

DAJE: Nie chcę nic robić tak często, jak tylko mogę. Dlatego stale zbliżam moją skrzynkę e-mail do zera i staram się zamknąć wszystkie te pętle. Większość ludzi spędza cały tydzień przed wyjazdem na wakacje, próbując zarządzać tymi rzeczami i nie być przez nie zarządzanymi. Ale 90 procent pracy GTD to po prostu możliwość bardzo szybkiego sprawdzenia tego, co powinienem teraz robić.

Zdjęcie strony głównej dzięki uprzejmości firmy David Allen. (Zdjęcie przedstawia Davida Allena.)

ukryć